Что забывают указать в ТЗ подрядчику

Организатор обычно просит два микрофона: ведущему и гостям. Мы берём три. На вечере могут выступать, например, два руководителя отделов и передавать микрофон друг другу. Ведущему тогда не нужно отдавать свой: он ведёт мероприятие и следит за таймингом.

Такие мелочи не попадают в техническое задание на мероприятие, а потом меняют вечер. Что забывают чаще всего и шаблон на одну страницу: по нему мы считаем смету в течение рабочего дня, в срочных случаях за 45 минут.

Часы, заезд и длинная смена

Чаще всего в ТЗ забывают часы монтажа и демонтажа. В Сколково на демонтаж оплатили всего час, и заказчику пришлось доплачивать за ещё один, пока мы разбирали оборудование. Подробнее об этом в статье «9 вопросов площадке».

Подготовка занимает у нас больше времени, чем само мероприятие. Команда встаёт, например, в 3 ночи, чтобы к 5 или 6 утра быть на площадке. Потом монтаж, работа на мероприятии, демонтаж, дорога на склад и разгрузка. Поэтому часы работы площадки в ТЗ нужны так же, как время начала программы.

Второе, что забывают, это заезд: лифт, ступеньки, этаж. Третье, длинная смена. Она бывает больше 12 часов, и агентствам лучше заранее продумать питание команды.

Диджей и артисты

Диджей приезжает со своим пультом и подключается к нашему звуку. Мониторы ему нужны не всегда, но если нужны, мы их привезём.

С артистами порядок другой. Райдеры у них обычно большие, а бюджет клиента не всегда на них рассчитан. Райдер мы принимаем и обсуждаем на этапе переговоров: сначала мы созваниваемся с техническим директором артиста или группы и объясняем, что бюджет ограничен, потом говорит с вами, и вместе приходим к общему решению. Поэтому об артистах лучше сообщить сразу, когда запрашиваете смету.

Шаблон технического задания на мероприятие

Самое важное для сметы:

1. Дата, время начала и окончания и часы работы площадки: с какого часа можно монтировать и до какого нужно закончить демонтаж.
2. Площадка: название, адрес, этаж и как заезжать с техникой, лифт или ступеньки.
3. Программа с таймингом: речи, доклады, презентации, награждение, концерт, танцы. У каждой части время начала и конца.
4. Видео зала: заезд на площадку, место для пультовой, зал целиком, розетки.

Остальное, если знаете:

• Формат мероприятия: форум, конференция, корпоратив, гала-ужин, награждение, свадьба.
• Число гостей и число залов. Если залов несколько, укажите, какие работают одновременно: у каждого зала свой тайминг.
• Кто говорит в микрофон: спикеры, модератор, участники из зала. Если этого нет, мы заложим запас сами.
• Ведущий, диджей и артисты: у кого есть своя техника и технический райдер.
• Экраны: будут ли презентации, видео и поздравления, есть ли места, откуда плохо видно сцену.
• Трансляция или запись: нужна ли, на какую платформу и для кого, открыто или только для участников. Мы работаем с Zoom, Контур.Толк и TrueConf. Интернет-канал на площадке и место для камер мы согласуем заранее.
• Что даёт площадка: звук, свет, экраны, розетки по залу, мощность, дым, ограничения по громкости и времени. Мы обычно ездим на площадки, где оборудования нет, поэтому если площадка ничего не даёт, так и напишите.
• Кто с вашей стороны отвечает за программу и принимает решения на площадке.

Если технического задания на проведение мероприятия ещё нет, хватит дат, адреса площадки, числа гостей, тайминга и видео зала. Шеф-инженер оценит акустику по видео и пришлёт детальную смету, а как проходит работа дальше, написано на странице «Как мы работаем».

Отправьте ТЗ или эти данные нам, смету пришлём в Telegram или Max. Если у вас форум или конференция, приложите программу и число залов. Если корпоратив, приложите тайминг вечера. Написать нам.