Администратор сказал нам всем уходить, а разобрано было меньше половины

На площадке в Сколково к нам подошёл администратор зала и сказал, что пора уходить. Разобрана была меньше половины оборудования. Оказалось, что на демонтаж оплачен всего час, и никто нас об этом не предупредил. Заказчику пришлось доплатить ещё за один час, и всё это время мы демонтировались.

Такие вещи всплывают в день монтажа, когда менять что-то уже поздно: часы работы площадки, лифт, ступеньки. После новогоднего корпоратива на 43 этаже башни в Москва-Сити мы 4,5 часа ждали грузовой лифт. Домой команда попала в 7 или 8 утра, а впереди был ещё один монтаж. Если вы выбираете, где провести новогодний корпоратив, задайте площадке эти девять вопросов до предоплаты.

Часы монтажа и демонтажа: час не хватит

Про эти часы забывают очень часто. Иногда они входят в аренду площадки, и, чтобы сэкономить, организатор берёт на демонтаж всего час. Оборудования много, и вывезти его за час нельзя. В Сколково вышло именно так.

Подготовка занимает у нас больше времени, чем сам вечер: монтаж, работа на мероприятии, демонтаж, дорога на склад и разгрузка. Спросите, с какого часа можно монтировать и когда нужно закончить демонтаж, и сверьте ответ со своей арендой.

Заезд: лифт или ступеньки

Технику надо занести в зал. Однажды нас не предупредили о ступеньках, и тяжёлое оборудование пришлось таскать на второй этаж пешком. Обычно для этого мы нанимаем грузчиков и сами за них платим: они всегда входят в смету. После монтажа ребятам ещё работать на мероприятии техниками, а таскать тяжёлое очень трудно. Спросите, где въезд, на каком этаже зал и есть ли грузовой лифт.

Розетки, мощность и дым

От розеток и мощности зависит, какие приборы мы возьмём. Спросите, есть ли розетки по всему залу и сколько мощности выделяет площадка.

Если в заказе есть свет, спросите ещё про дым. Световики говорят: свет без дыма не свет. Приборы Beam и Spot без дымки теряют смысл: лучи, которые показывают в соцсетях, видны только в дыму, а без него остаётся пятно. Про хейзер лучше договориться заранее.

Колонны, потолок и правила площадки

Колонны и ниши решают, где ставить экраны: ТВ-панели мы ставим у дальних столов и за колоннами. О потолке нам нужна только высота, потому что свет мы обычно крепим на своих тотемах и стойках. Узнайте ещё, есть ли у площадки свой звук и свет, можно ли привезти свой и нет ли ограничений по громкости и времени окончания вечера.

Чек-лист: что спросить у площадки в Москве до предоплаты

1. Есть ли у площадки собственный звук и свет и можно ли привезти свой?
2. С какого часа можно начинать монтаж и когда нужно закончить демонтаж?
3. Как заезжать с техникой: где въезд, на каком этаже зал, лифт или ступеньки?
4. Есть ли в зале колонны, ниши и места, откуда не видно сцену?
5. Какая высота потолка?
6. Есть ли розетки по всему залу?
7. Сколько мощности может выделить площадка?
8. Можно ли использовать хейзер (дым)?
9. Есть ли ограничения по громкости и по времени окончания вечера?

Если часть ответов вы не знаете, пришлите видео зала. На нём должны быть заезд (лифт или ступеньки), место для пультовой, зал целиком и розетки. По видео шеф-инженер оценит акустику и примерно определит остальное. План зала с размерами не обязателен, но с ним будет лучше.

Организация новогоднего корпоратива: когда писать подрядчику

В декабре спрос на технику и команды выше обычного. Уже в начале месяца свободных дат очень мало, а за две или три недели до вечера команда обычно занята. Заказы за два-три дня тоже бывают: если дата свободна, мы их берём, но на это лучше не рассчитывать. Первым делом мы спрашиваем дату и смотрим, какое оборудование и сколько людей свободны.

Для сметы главное: часы монтажа и демонтажа, адрес площадки и заезд, тайминг программы и видео зала либо готовое техническое задание. Смета приходит в течение рабочего дня, срочная за 45 минут. Как выглядит новогодний вечер со стороны света, видно в кейсе Bounce.

Рассчитать сетап для корпоратива: пришлите дату, адрес площадки, число гостей и тайминг, и в течение рабочего дня придёт смета.